1.     PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS.

 

ESTATAL DE SEGURIDAD LTDA, sociedad legalmente constituida, domiciliada en Pereira e identificada con el NIT. 816.004.965-0, en adelante “LA EMPRESA.  Adopta la presente política: 

 

2.     OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES/CANALES DE ATENCIÓN.

 

La persona/área encargada de velar por el cumplimiento de la presente política y la atención de consultas, reclamos, solicitudes al interior de LA EMPRESA es: 

  

NOMBRE OFICIAL DE PRIVACIDAD PRINCIPAL

Nombre del oficial: Natalia Tamayo Pino

Cargo en la empresa: Coordinador de Calidad

Teléfono: 3207823601

Correo: calidad@estataldeseguridad.com Dirección Física: Calle 13 #12-15 Pereira

 

NOMBRE OFICIAL DE PRIVACIDAD SUPLENTE

Nombre del oficial: Wilson Alberto Gallego Palacio

Cargo en la empresa: Jefe Infraestructura TI

Teléfono: 3138746484

Correo: ingenieriati@estataldeseguridad.com

Dirección Física: Calle 13 #12-15 Pereira

  

3.     NORMATIVA.  
 

 Art. 15 Constitución Política de Colombia.                           Ley 1266 de 2008 adicionada y modificada

 Ley 1581 de 2012.                                                                 por la Ley 2157 de 2021. 

 Decreto 1074 de 2015, Título V de la Circular                      Decreto 090 del 2018.

 única de la Superintendencia de Industria y  Circular externa 006 de 2022.  Comercio.  

4.     DEFINICIONES.

 

Para la presente política se tendrán en cuenta los parámetros establecidos en las normas antes mencionadas, las condiciones generales para la protección de datos y las definiciones de los conceptos básicos en materia de habeas data, que podrán ser consultadas dando clic en el presente link.

 

5.     DATOS SENSIBLES.

 

Los datos sensibles están definidos en la norma (podrá consultar su definición dando clic en el siguiente Link.)

 

LA EMPRESA podrá hacer uso y tratamiento de estos datos cuando: 

 

a.     El Titular haya dado su autorización explícita (anterior y escrita) para dicho tratamiento.

b.    El tratamiento sea necesario para salvaguardar los derechos fundamentales del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c.     El tratamiento sea efectuado por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d.    El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho dentro de un proceso judicial.

e.     El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, LA EMPRESA deberá adoptar las medidas necesarias para suprimir de la base de datos la identidad de Los

Titulares.

 

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – BASES DE DATOS DE LA EMPRESA. 

 

FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 

 

•       Desarrollo del objeto social, cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales. 

•       Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares.

•       Cumplimiento y determinación de políticas empresariales. 

•       Verificación de identidad y ubicación.

•       Gestiones legales, administrativas, contables o judiciales.

•       Desarrollo de actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios. 

•       Comunicación y contacto para el envío de información, publicidad o notificaciones legales a los titulares de la información mediante correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, medio físico, entre otros.

•       Consultas y reportes a entidades públicas o particulares, o ante las centrales de riesgos.

•       Actividades de control interno y auditorías.

•       Vigilancia, monitoreo, control y seguridad de los establecimientos, plantas, oficinas, instalaciones, bienes y de las personas que los utilizan.

•    Compartir información con aliados estratégicos para darle gestión a la necesidad del titular.

 

•       Consulta para prevención y control de LA/FT/FPADM.

•       Realizar la transmisión o transferencia de datos personales a entidades privadas nacionales y/o internacionales. 

•       Control de acceso a instalaciones propias o del cliente cuando se requiera

 

FINALIDADES ESPECIFICAS: 

 

Proveedores y contratistas: 

 

•       Cumplimiento de la normatividad vigente o de órdenes expedidas por las autoridades competentes (en materia contable y financiera).

•       Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección para nuevas relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios y determinar niveles de calidad en productos o servicios prestados.

•       Verificación de la competencia técnica, profesional, personal y de aspectos de salud ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus subcontratistas.

•       Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida.

•       Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con colaboradores, contratistas o proveedores que LA EMPRESA pueda tener, que deban tener conocimiento de los datos para la adecuada prestación de los servicios.

•       Transmisión de los datos contenidos en esta base de datos a un tercero a menos cuando resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas. 

•       LA EMPRESA podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros en calidad de encargados.  

 

Gestión del Talento Humano y Relaciones Laborales: 

La finalidad del tratamiento de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la Empresa y la información personal obtenida del proceso de selección se limita a: 

a)    Clasificación, almacenamiento y archivo de los Datos Personales.

b)    Entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección.

c)     Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de LA EMPRESA en caso de que la empresa contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los Datos podrían ser transferidos a los países donde estén los centros de datos del servicio y entregados al tercero encargado del Tratamiento de los Datos Personales. 

d)    Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral, supliendo las vacantes o requerimientos de personal de las distintas áreas y funciones de LA EMPRESA.

e)    Verificar antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, comerciales y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral, según los requerimientos del cargo a proveer. 

 

f)     Cumplir con deberes legales a los que está obligada la Empresa.

g)    Presentación de hojas de vida para procesos licitatorios

LA EMPRESA podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

Los datos personales de carácter sensible que se puedan obtener de un proceso de selección de personal y que sean autorizados de forma previa y expresa por el titular, serán protegidos a través de adecuadas medidas de seguridad.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los colaboradores de la empresa son:

•       Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral para las vacantes de la empresa. 

•       Verificar los antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, comerciales, disciplinarios y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante al cargo.  

•       Gestionar la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al Sistema General de Seguridad Social Integral, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral, incluyendo las afiliaciones de los menores de edad, cónyuge, compañero(a) permanente y cualquier otro a su cargo, al subsistema aplicable.

•       Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación de prestaciones sociales, procesos disciplinarios y pago de nómina. 

•       Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de LA EMPRESA para el ejercicio de sus funciones.  

•       Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar, incluyendo la gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

•       Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del cargo y lineamientos corporativos. 

•       Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores. 

•       Gestionar los procedimientos de desvinculación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes. 

•       Gestionar la consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de LA EMPRESA para el desarrollo de sus funciones.

•Almacenamiento de información respecto a los datos de su salud, incapacidades médicas y demás datos relativos. 

 

•       LA EMPRESA podrá solicitar información al trabajador referente a su talla, peso, complexión y descripción morfológica, cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales o para la adquisición de dotación. 

 

Accionistas: 

 

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de LA EMPRESA se considerará información reservada. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. 

 

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes: 

 

•       Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista y objeto social de la compañia 

•       Envío de invitaciones a eventos programados por LA EMPRESA o las respectivas citaciones a asamblea ordinaria o extraordinaria según corresponda.

•       Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con LA EMPRESA.

•       Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas. 

 

Clientes y Usuarios: 

 

•       Verificar antecedentes comerciales y eventuales riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo-LAFT-.

•       Vincular jurídica y comercialmente al cliente permitiendo su registro en los sistemas de gestión de LA EMPRESA para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación. 

•       Formalizar el relacionamiento contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento del objeto contractual. 

•       Gestionar las labores logísticas,  gestión de cobranza y cumplimiento del objeto del contrato.

•       Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de PQRS. 

•       Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados mediante comunicaciones por cualquier medio (redes sociales, digital, físico). 

•       Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo o promoción de marcas y productos de LA EMPRESA. 

•       Formalizar y soportar los términos de las negociaciones con los clientes especiales de LA EMPRESA, permitiendo el perfeccionamiento y entrega de los productos.

 

En cumplimiento de deberes legales y según el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA podrá suministrar la información registrada a:

 

 

  Los titulares o sus representantes legales, acreditando su identidad y poder para actuar.

  Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  Los terceros debidamente autorizados por El Titular o por la Ley. 

 

 

Bases de datos cuando LA EMPRESA actúa como Encargado del tratamiento de datos personales: 

 

Teniendo en cuenta que LA EMPRESA podrá actuar en algunos casos como Encargado del Tratamiento, tendrá a su cargo las obligaciones que podrá consultar aquí. Por tal motivo, LA EMPRESA tratará estas bases de datos de acuerdo a las finalidades establecidas por el Responsable del tratamiento y no podrá cederlas, enajenarlas, transmitirlas o transferirlas a un tercero sin el consentimiento de los titulares de la información. 

 

7.    AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO.

 

La recolección, almacenamiento, uso, o eliminación de datos personales por parte de LA EMPRESA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitio web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y verificación. 

8.    CANALES DE COMUNICACIÓN, HORARIOS Y PERIODICIDAD. 

 

LA EMPRESA podrá ejecutar las comunicaciones de carácter comercial, publicitario y de cobranza, mediante los canales de comunicación autorizados por los TITULARES en las autorizaciones de datos. Los horarios en los cuales se harán las comunicaciones serán de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm y los sábados de 8:00 am a 3:00 pm, si el TITULAR requiere modificar los canales de comunicación o los horarios antes mencionados deberá comunicarlo a LA EMPRESA a la dirección física, electrónica o al teléfono mencionado en el numeral 2° del presente documento.

 

LA EMPRESA podrá contactar a los titulares por un solo canal de comunicación a la semana y máximo una vez al día, según el artículo 3 de la Ley 2300 de 2023. 

 

 

9.    DEBERES DE LA EMPRESA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

 

LA EMPRESA tiene los deberes indicados en la norma que podrá consultar aquí.  

 

            En todo caso, LA EMPRESA hará uso de los datos personales sólo para aquellas finalidades para las              que se encuentra facultado, pudiendo el titular autorizar el tratamiento únicamente para algunas de              las finalidades estipuladas en la presente política

10. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.  

LA EMPRESA dispondrá de mecanismos para que el titular, o quien represente sus derechos, formulen las consultas o reclamos respecto de sus datos personales. Estos mecanismos podrán ser ejercidos en la dirección física, electrónica o al teléfono mencionado en el numeral 2° del presente documento. 

10.1. Contenido de la consulta o reclamo. 

 

Todas las consultas y/o reclamos, deberán dirigirse al Oficial de Privacidad haciendo uso de cualquiera de los canales de atención y deberán contener como mínimo: 

 

•      El nombre y documento de identificación del titular.

•      Una descripción de los hechos que dan lugar a la consulta y/o reclamo, además del objetivo perseguido (actualización, corrección, eliminación, actualización o cumplimiento de deberes).

•      Indicar los datos de contacto, número de identificación y la dirección física y electrónica del reclamante.

•      Acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer. 

10.2. Términos de respuesta. 

Trámite de las Consultas	Término máximo para responder:  Será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la consulta.	Si no es posible atenderla dentro de dicho término, LA EMPRESA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud.  El término adicional NO podrá superar los cinco (5) días hábiles al vencimiento del término máximo de acuerdo a Art. 14 de la Ley 1581 de 2012.
Trámite de los Reclamos.	Término máximo para responder: Será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo del reclamo.	Si no es posible atenderla dentro de dicho término, LA EMPRESA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud. El término adicional NO podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término máximo,  de acuerdo a Art. 15 de la Ley 1581 de  2012.
Reclamaciones en casos de suplantación de identidad.	Término máximo para responder:  Será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

11. HÁBEAS DATA FINANCIERO Y DERECHOS DE LOS TITULARES (LEY 1266 DE 2008 Y LEY 2157

2021). 

 

Se aplica a todos los datos personales financieros, crediticios, comerciales y de servicios tratados por El Responsable, mientras se encuentren registrados en un banco de datos.

 

Los principales derechos que tienen los titulares de la información son los de conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales que hayan sido recolectados. Adicionalmente los titulares tendrán derecho a: 

 

a.    Realizar consultas o reclamos ante LA EMPRESA y CENTRALES DE RIESGO (Operadores), cuando considere que sus derechos han sido vulnerados. 

b.    Solicitar copia de la autorización. 

c.     Exigir información sobre el uso de sus datos. 

 

11.1.  Deberes de LA EMPRESA como fuente de información: 

 

a.     Garantizar que la información que se suministra a los Operadores o a los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.  

b.    Reportar de forma mensual y oportuna al Operador todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.  

c.     Rectificar ante el Operador la información cuando sea incorrecta.  

d.    Cuando el titular realice peticiones o reclamaciones, LA EMPRESA deberá informar al Operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, con el fin de que el Operador incluya en la central de riesgo la leyenda pertinente.   

e.     Certificar semestralmente al Operador que la información suministrada cuenta con la autorización del titular.  

f.      Realizar las notificaciones previas al reporte negativo al Titular, así:  

En obligaciones inferiores o iguales al 15 % de un salario mínimo legal mensual vigente:	DOS (2) notificaciones previas al reporte negativo. La primera debe enviarse al momento de la constitución en mora y la segunda debe enviarse con 20 días de anticipación al reporte negativo.
En obligaciones superiores al 15% de un salario mínimo legal mensual vigente:	UNA (1) notificación previa al reporte negativo, la cual deberá ser enviada, por lo menos, con 20 días calendario de anticipación al reporte negativo.

11.2.  Término de respuesta a consultas y reclamos de habeas data financiero. 

 

A.    Trámite de consultas o peticiones.

Los titulares de la información podrán consultar sobre el tratamiento de sus datos financieros/crediticios ante LA EMPRESA presentando la solicitud por cualquiera de los canales de comunicación establecidos por LA EMPRESA, mencionados en el numeral 2° del presente documento.

 

B.    Trámite de reclamos.

 

Los titulares de la información que consideren que su información financiera debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

a.    La solicitud deberá presentarla por cualquiera de los canales de comunicación establecidos por LA EMPRESA, mencionados en el numeral 2 del presente documento.